Contraloría y auditorías constituyen uno de los mayores retos que afrontan los servidores públicos y contratistas del Estado. El actuar en virtud de una potestad estatal y el manejo de recursos públicos, tarde o temprano los conduce a ella. En este articulo te proporcionaremos unas pautas para la comprensión de sus procesos y para una defensa técnica adecuada.
¿Que es una auditoría?
En virtud de lo contemplado en la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado (LOCGE), existen dos formas en las que la Contraloría lleva a cabo exámenes a los procesos de las instituciones estatales. Se trata de las auditorias internas y externas. La primera, es realizada de manera permanente por un equipo técnico al interior de la institución publica, cuando así lo amerita, mientras que la segunda se compone de un equipo externo a la institución intervenida. Este, estará conformado específicamente para efectuar auditorias puntuales, sean estas financieras, de gestión o exámenes especiales, principalmente.
Dichos procedimientos, se encuentran orientados a verificar el correcto funcionamiento de las instituciones publicas y las operaciones financieras, contractuales y de gestión en sus procesos internos, dependiendo del caso. Por lo tanto, las auditorias tendrán como ultimo fin, emitir informes, recomendaciones y observaciones a los mismos, en el marco de la Ley y los objetivos institucionales, según lo prescrito en el Art. 18 y siguientes de la LOCGE.
¿Cuál es su alcance?
Por su parte, en medio de las acciones emprendidas por el equipo auditor, se puede establecer responsabilidades. El riesgo para los funcionarios e intervinientes en los actos y periodos bajo examen, es que estas pueden ser administrativas, civiles y hasta penales. En su orden, las responsabilidades administrativas devienen del incumplimiento de los deberes y atribuciones del cargo, y de las obligaciones originadas en el contrato. Las responsabilidades civiles se derivan de afectaciones a los bienes y recursos públicos, y que provocan la obligación de indemnizar los daños ocasionados por parte del servidor responsable. Por último, los indicios de responsabilidad penal serán establecidas en los resultados de las auditorías o exámenes especiales practicados por la Contraloría.
Sobre este último punto, ya dentro de la ejecución del procedimiento de auditoría, para el establecimiento de indicios de responsabilidad penal se atraviesa algunas etapas. La primera, en la que el auditor Jefe de equipo, identifica la posible existencia de un acto con responsabilidades penales. En segundo lugar, debe obtenerse el visto bueno del supervisor que, en caso de aprobarlo, el Jefe de Equipo elevará el informe al Contralor o su delegado. Cabe anotar que no se dará inicio a la acción penal sin la aprobación de este último, quien remitirá finalmente al Ministerio Público.
A nuestro criterio, uno de los problemas mas sensibles en la administración pública, que la estresan y entorpecen, paradójicamente es la cantidad abrumadora de normas técnicas emitidas por Contraloría. Ademas se le suma la cantidad de observaciones y recomendaciones provenientes de auditorias anteriores. ¡Que conveniente para el auditor!
¿Qué hacer frente a un examen de Contraloría?
Se parte de que por ley, todos los servidores públicos se encuentran llamados a conocer y observar todo el ordenamiento jurídico aplicable. A ello se cuentan los no pocos, reglamentos y procedimientos que regulan los procesos internos de cada institución. Esto hace de la administración publica un elefante burocrático y provoca que en un examen cualquiera, sea poco probable, sino imposible, la emisión de informes con felicitaciones.
Por ello, hemos identificado que existen varios momentos críticos en cada una de las etapas que atraviesa el procedimiento de auditoría. Desde su inicio hasta la emisión de sus conclusiones, debe tenerse muy en cuenta los derechos que te asisten. En cada etapa debe considerarse la obligación de respeto al derecho a la defensa y sobre todo al debido proceso, que muy comúnmente es inobservado en la tramitación de los exámenes de auditoría.
Ademas es muy común que las interpretaciones vertidas en los informes, y a lo largo del proceso por parte del auditor, sean sesgadas o no comprendan correctamente la situación que comentan, informan u observan. Por esta razón es estrictamente necesario mantener el control y monitoreo de todo su trayecto procesal, en apego a la norma y a los derechos.
Una defensa técnica, planteada adecuadamente de manera transversal en todas las etapas del proceso de auditoria, es fundamental. Se debe concurrir al proceso oportunamente y proporcionar al equipo auditor de suficiente información. Esto le permitirá contar con todos los elementos para descartar cualquier determinación de conductas que puedan establecer responsabilidades administrativas, civiles o penales. En LegalAccess contamos con la capacidad profesional necesaria para la práctica del acompañamiento legal de los procesos de auditoria interna o externa que te importan.
Por Fabián Soto Cordero, MSC.