Las auditorías realizadas por la Contraloría General del Estado en Ecuador suelen revelar errores que pueden conllevar sanciones administrativas y legales.

Cuando la Contraloría General del Estado ejecuta auditorías o solo revisa números o documentos aislados: examina la gestión completa de la contratación pública, desde la planificación hasta la ejecución final. Muchos contratistas y funcionarios enfrentan sanciones no por haber actuado intencionalmente mal, sino por desconocer sus obligaciones o por no anticiparse a los riesgos.

En este blog, aprenderás a identificar los errores más comunes que suelen ser observados en auditorías y, sobre todo, cómo puedes evitarlos aplicando buenas prácticas desde el inicio.

1. Términos de referencia mal elaborados: un error de origen

Una contratación problemática casi siempre comienza con unos pliegos o Términos de Referencia (TDR) deficientes. Cuando la necesidad de contratación no está claramente definida, se abre la puerta a interpretaciones ambiguas, incumplimientos y observaciones futuras. No obstante, el mayor error es conocerlos y aún así continuar con el contrato hasta que se ejecute.

Si eres contratista: no ignores los errores o vacíos del pliego. Puedes solicitar aclaraciones, dejar constancia de tus observaciones o abstenerte de participar si identificas que los TDR no se ajustan a la realidad del proyecto. Esto es fundamental para ahorrarte problemas posteriores con la CGE, pues de cierta forma, se vuelve complejo explicar la modificación de un contrato desde su raíz: los TDRs.

Por otra parte, si eres funcionario público: recuerda que eres responsable de lo que se publica. La Contraloría puede establecer glosas si se evidencia que el proceso inició sin sustento técnico adecuado.

En este sentido, lo mejor es tener claras las reglas de la contratación que se va a realizar. Siendo lo ideal documentar todo el análisis técnico previo y las comunicaciones realizadas antes de ofertar o lanzar un proceso.

2. Falta de documentación de respaldo

Una de las principales causas de observaciones y sanciones es no contar con evidencias que respalden decisiones, entregas, pagos o cambios contractuales. Esta es una regla que incluye a funcionarios de entidades contratantes como a las empresas contratistas.

Durante una auditoría, no basta con afirmar que se cumplió: hay que probarlo. Y para ello, es necesario tener todo tipo de respaldo, mucho mejor que sea documental como: actas, informes, oficios, entregas parciales, comunicaciones internas o externas… todo debe conservarse ordenado y completo.

La falta de esta documentación puede derivar en observaciones por incumplimiento contractual o uso indebido de recursos públicos. Por tanto, no olvides mantener expedientes digitales seguros y actualizados, con respaldo de cada actuación dentro del proceso -desde el inicio hasta el final-. Esa es tu llave para disminuir las probabilidades de cualquier tipo de sanción.

3. Cambios sin sustento o sin autorización legal

Es común que durante la ejecución contractual se presenten situaciones imprevistas. Sin embargo, muchos contratistas y funcionarios cometen el error de actuar sin respaldo legal. Algunos ejemplos frecuentes:

• Cambiar el personal propuesto sin autorización.
• Aceptar modificaciones contractuales sin firmar una adenda.
• No solicitar prórrogas de plazo a tiempo.

Estas acciones, aunque operativamente necesarias, deben formalizarse legalmente. De lo contrario, pueden ser calificadas como incumplimientos contractuales o uso arbitrario de recursos públicos. Por tanto, toda decisión que altere las condiciones del contrato debe estar documentada y respaldada jurídicamente.

4. Desconocer los mecanismos de impugnación

En muchos casos, los contratistas enfrentan situaciones injustas durante los procesos de contratación, como por ejemplo: negativas de adjudicación sin motivación, declaratorias de desierto sin sustento, demoras administrativas que afectan el inicio del contrato, entre otras.

No obstante, estos actos pueden impugnarse -conoce más aquí-. La Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y el Código Orgánico Administrativo establecen recursos administrativos y judiciales para garantizar el debido proceso. Siendo necesario contar con un abogado conocedor de la materia para que realmente haga proteger  tus derechos.

5. Ignorar que la Contraloría audita toda la gestión, no solo los resultados

El sistema de control, conforme al artículo 8 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, evalúa aspectos administrativos, financieros y operativos, aplicando principios como legalidad, eficiencia, pertinencia y economía. Por tanto, cualquier omisión —por más pequeña que parezca— puede ser observada.

Por tanto, es imposible que si eres empresa contratista lleves la contratación pública a la ligera y, mucho menos sin la compañía de un profesional en el área. Pues, cada paso dentro del proceso debe estar alineado con los principios legales y acompañado de una trazabilidad clara.

La prevención comienza con asesoría especializada

Evitar sanciones de la Contraloría no se trata de reaccionar cuando llega una auditoría, sino de planificar correctamente, documentar todo y actuar conforme a derecho desde el inicio. En Legal Access acompañamos a empresas, contratistas y funcionarios públicos en todas las fases de la contratación pública. Desde la estructuración del proceso hasta la defensa ante observaciones o auditorías, nuestro equipo legal especializado garantiza que cada paso esté bien fundamentado. Si quieres proteger tu gestión y actuar con seguridad jurídica, haz clic aquí y contáctanos.