Muchas empresas en Ecuador consideran que cumplen con la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP) por contar con un formulario de consentimiento o una política de privacidad genérica. Sin embargo, en la práctica, estos errores siguen generando sanciones económicas, conflictos legales y un grave deterioro reputacional.

La protección de datos personales no es un requisito formal: constituye un derecho fundamental y una obligación legal exigible para todas las organizaciones públicas y privadas que recolectan, utilizan, almacenan o comparten datos de clientes, trabajadores, proveedores y usuarios.

A continuación, detallamos los cinco incumplimientos más frecuentes que enfrentan actualmente las empresas en Ecuador y que pueden derivar en multas significativas y responsabilidad legal.

1. Recolección de datos sin consentimiento válido

La Ley Orgánica de Protección de Datos Personales exige que el consentimiento sea expreso, libre, específico, informado, inequívoco y verificable. No obstante, muchas empresas siguen utilizando formularios genéricos, bases de datos antiguas o mecanismos digitales que no cumplen con estos requisitos.

Son prácticas riesgosas, por ejemplo:

• Casillas de aceptación premarcadas
• Textos ambiguos o genéricos
• Falta de información previa sobre finalidades
• Ausencia de respaldo documental del consentimiento

Este tipo de fallas puede ser cuestionado por los titulares de los datos y por la autoridad de control, generando responsabilidad legal y económica en Ecuador.

2. Inexistencia de políticas de privacidad claras

Otra situación frecuente es la ausencia de políticas de privacidad o el uso de documentos descargados de internet que no reflejan la realidad operativa de la empresa.

La normativa exige informar claramente:

• Qué datos se recolectan
• Con qué finalidad
• Por cuánto tiempo se conservan
• Con quién se comparten
• Qué derechos tiene el titular y cómo puede ejercerlos

Cuando esta información no existe o es meramente formal, se vulnera el principio de transparencia y se configura un incumplimiento normativo. Nuevamente, esto en Ecuador significa sanciones.

3. Recolección excesiva de datos sin justificación legal

Muchas organizaciones solicitan más información de la necesaria, incumpliendo el principio de minimización de datos.

Ejemplos comunes:

• Solicitar copia de cédula sin fundamento legal
• Exigir información médica o tipo de sangre sin necesidad
• Pedir datos personales para simples cotizaciones
• Recolectar datos sensibles sin finalidad legítima

Este tipo de prácticas no solo vulnera derechos, sino que expone innecesariamente a la empresa a riesgos legales.

4. Ausencia de medidas de seguridad y controles internos

El cumplimiento de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales no se limita a documentos. Las empresas deben implementar medidas técnicas y organizativas reales para proteger la información.

Entre las fallas más comunes se encuentran:

• Acceso indiscriminado a bases de datos
• Falta de control de usuarios y permisos
• Uso compartido de contraseñas
• Inexistencia de protocolos ante incidentes de seguridad

Estas omisiones generan responsabilidad directa ante cualquier filtración o uso indebido de datos personales.

5. Falta de evidencia documental de cumplimiento (accountability)

En materia de protección de datos rige el principio de responsabilidad proactiva (accountability): no basta con cumplir, es indispensable poder demostrar que se cumple.

Muchas empresas carecen de:

• Registros de consentimiento
• Procedimientos documentados
• Contratos con encargados de tratamiento
• Protocolos de atención de derechos
• Evidencia de capacitaciones internas
• Designación documentada del delegado de protección de datos
• Canales formales para solicitudes de titulares

La ausencia de estos elementos suele ser uno de los principales factores de riesgo ante una auditoría o investigación de la autoridad competente.

Conclusión

La protección de datos personales ya no puede abordarse como un asunto secundario. Hoy constituye un componente esencial del cumplimiento legal, de la gestión de riesgos y de la reputación corporativa.

Las empresas que implementan una cultura preventiva y estructuran correctamente sus procesos de tratamiento de datos no solo evitan sanciones, sino que fortalecen la confianza de sus clientes, colaboradores y socios estratégicos.En Legal Access brindamos asesoría especializada en cumplimiento de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, auditorías legales en protección de datos y diseño de sistemas integrales de compliance.
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